Teil III – Der Due-Diligence-Prozess

In Teil III dieser Beitragsreihe wird die Due Diligence als zentrales Instrument bei Unternehmenstransaktionen beleuchtet und aufgezeigt, wie durch eine strukturierte Prüfung, den professionellen Einsatz von Datenräumen und die begleitende Rechtsberatung Risiken frühzeitig erkannt und gleichzeitig Chancen gezielt genutzt werden können.

1. Einleitung

Die Due Diligence (DD) ist ein zentraler Bestandteil jeder ernsthaften Unternehmenstransaktion – sei es ein Unternehmenskauf, ein Investment, ein Joint Venture oder ein Börsengang. Hierbei handelt es sich i.d.R. um einen mehrstufigen, strukturierten Prüfprozess, der sicherstellen soll, dass ein potenzieller Käufer oder Verkäufer ein Unternehmen bzw. dessen Vermögens- und Risikoprofil wirklich versteht, bevor bindende Entscheidungen getroffen werden. Die DD steht daher für eine sorgfältige Prüfung und Bewertung des Zielunternehmens (Target), um Chancen zu erkennen, Risiken zu minimieren und eine fundierte Entscheidung für oder gegen den Abschluss einer Transaktion treffen zu können. 

Der Terminus Due Diligence selbst bedeutet so viel wie „gebotene Sorgfalt“. Ziel dieses Prozesses ist es, jedenfalls im Falle eines SPA, ein realistisches und vollständiges Bild über das Target zu erhalten, insbesondere über dessen (rechtliche, finanziellen, etc.) Verhältnisse, Risiken, Pflichten und potenziellen Verbindlichkeiten.

2. Verschiedene Arten der Due Diligence

Der Due-Diligence-Prozess besteht aus mehreren Prüfungsarten, die oft parallel durchgeführt werden und unterschiedliche Aspekte des Targets beleuchten:

2.1. Buyer Due Diligence (Buy-Side DD) 

Sie bezeichnet die Prüfung, die vom potenziellen Käufer initiiert wird. Sie dient dazu, Risiken und Chancen differenziert zu analysieren und auf dieser Grundlage Entscheidungen über Kaufpreis, Vertragsbedingungen und Risiken zu treffen. Sie bildet in der Praxis den Regelfall, da die Prüfung des potentiellen Targets in aller Regel von der Käuferseite initiiert wird.

2.2. Vendor Due Diligence (Sell-Side DD / VDD) 

Anders als die Buy-Side DD wird eine solche Sell-Side DD bzw. VDD vom Verkäufer veranlasst. Hier erstellt der Verkäufer einen eigenen Bericht über das Target, um Transparenz zu schaffen und mögliche Risiken bereits vor der Käuferprüfung zu identifizieren und teilweise zu beheben. Solche VDD-Berichte reduzieren für potenzielle Käufer den eigenen Prüfaufwand und können den Verkaufsprozess beschleunigen.

2.3 Red-Flag Due Diligence

Ein weiteres Format ist die sog. Red-Flag Due Diligence, die insbesondere in frühen Phasen eingesetzt wird. Diese fokussierte Prüfung identifiziert kritische Risiken oder sog. „Dealbreaker“, ehe erhebliche Ressourcen in eine tiefgehende Analyse investiert werden. Sie ist oft schneller und kostengünstiger als eine vollständige Prüfung und hilft zu entscheiden, ob der Deal weiterverfolgt wird oder nicht. 

Denn sie beleuchtet die potentiellen Risiken i.d.R. in Form eines Ampelsystems, bei dem es drei Risikoklassen gibt, die mit Grün, Orange und Rot farblich gekennzeichnet werden; dabei steht die Verwendung der Farbe Grün für kein Risiko, die Farbe Orange für ein mittleres Risiko und die Farbe Rot für ein gewichtiges Risko steht; je nach Risikobeurteilung kann dies Auswirkungen auf den Kaufpreis, dessen Ausgestaltung oder sogar auf den Fortbestand des gesamten Transaktionsprozesses haben.

2.4. Confirmatory Due Diligence

In manchen Fällen erfolgt auch eine sog. Confirmatory Due Diligence am Ende des Prozesses, um zentrale Annahmen zu verifizieren, nachdem erste Prüfungen abgeschlossen oder ein Vendor DD-Bericht vorliegt. Diese bestätigt, dass seit der ersten Analyse keine wesentlichen Veränderungen eingetreten sind und die bisherigen Erkenntnisse belastbar sind.

2.5. Spezial-Due-Diligence Prozesse (Einzelfall-DDs innerhalb eines Prozesses)

Neben diesen Perspektiven unterscheiden sich die Prüfungen oft nach inhaltlichem Fokus: Finanzielle (Financial DD), rechtliche (Legal DD), steuerliche (Tax DD), operationelle, technische, markt- oder ESG-bezogene Prüfungen sind üblich. Jeder dieser Bereiche liefert Erkenntnisse zur Bewertung von Risiken oder Chancen.

3. Phasen und Ablauf eines Due-Diligence-Prozesses (am Beispiel der klassischen Buy-Side DD)

3.1. Vorbereitungsphase

3.1.1. Zielsetzung, Checklisten und Team-Zusammenstellung 

Bevor der eigentliche Due-Diligence-Prozess beginnt, steht eine sorgfältige Vorbereitungsphase. Auf Käuferseite erfolgt dies meist nach der Unterzeichnung eines Letter of Intent (LoI) oder eines Term Sheet, mit dem die Rahmenbedingungen einer Transaktion grob festgelegt werden. Daraus ergibt sich eine Liste von Dokumenten und Themen, die zu prüfen sind – eine sogenannte DD-Checkliste. Diese Liste, oft ausgearbeitet von Beratern, Rechtsanwälten und Wirtschaftsprüfern, strukturiert, welche Unterlagen – von Jahresabschlüssen über Verträge bis hin zu behördlichen Genehmigungen – benötigt werden.

Parallel wird ein Due-Diligence-Team zusammengestellt, das – jedenfalls bei komplexen Transaktionen – typischerweise Fachleute aus den Bereichen Finanzen, Recht, Steuern und gegebenenfalls weiteren spezialisierten Feldern wie IT, Umwelt oder Marktanalyse umfasst. Dieses Team bildet dann die Grundlage für die spätere systematische Prüfung. Bei weniger komplexen Transaktionen umfasst dieses Team i.d.R. Vertreter der konsultieren Rechtsanwaltskanzleien sowie Ansprechpartner auf Verkäufer- und (potentieller) Käuferseite.

3.1.2. Auswahl des richtigen Datenraumbetreibers

Ein zentraler Bestandteil des Due-Diligence-Prozesses ist der Datenraum: Hierbei handelt es sich um einen sicheren Speicherort, in dem der Verkäufer relevante Informationen und Dokumente bereitstellt, damit der potenzielle Käufer diese prüfen kann. Dieser Datenraum kann physisch oder – wie heute ganz überwiegend – virtuell (elektronisch) geführt werden. Virtuelle Datenräume (Virtual Data Rooms, VDRs) haben sich zum Standard entwickelt, da sie ortsunabhängigen Zugriff, höhere Datensicherheit und eine revisionssichere Dokumentation bieten.

Art und Umfang der konkreten Transaktion (Internationalität der Parteien; Komplexität der Transaktion; etc.) hat Auswirkungen auf die Auswahl des richtigen Datenraumbetreibers; gewöhnlich wird hierbei auf die nachstehenden Kriterien zu achten sein:

• Sicherheitsstandards und Berechtigungssteuerung: Verschlüsselungen, Zugriffsrechte, Audit-Protokolle und der Schutz gegen Datenabfluss (Datenschutz-Standards, etwa im Einklang mit der DS-GVO) sind essenziell, um vertrauliche Informationen rechtlich und technisch zu sichern.
• Benutzerfreundlichkeit: Eine klare Ordnerstruktur, einfache Navigation und Suchfunktionen (ggf. unter Einsatz Künstlicher Intelligenz) erleichtern den Prüfern (i.d.R. die Rechtsberater) die Arbeit und beschleunigen den Prozess.
• Kosten.

3.1.3. Befüllung des Datenraums; Umgang mit sensiblen Daten

Bereits zu Beginn des Due-Diligence-Prozesses muss der Verkäufer den Datenraum befüllen – also die relevanten Dokumente strukturiert hochladen. Dies geschieht häufig anhand einer umfangreichen Checkliste oder eines „Questionnaire“, der von den (Rechts-)Beratern zusammengestellt wird und zuvor zwischen den Parteien erstellt wurde.

Alle für die Prüfung relevanten Dokumente werden daher systematisch nach Themen sortiert hochgeladen. Hierzu zählen unter anderem finanzielle Unterlagen, Verträge, Patente oder behördliche Genehmigungen. In diesem Schritt sind Schwärzungen und Anonymisierungen besonders wichtig, wenn es um personenbezogene Daten (etwa von Mitarbeitenden) oder sensible Geschäftsgeheimnisse geht. Diese müssen unter Beachtung datenschutzrechtlicher Vorgaben geschützt werden, bevor sie für externe Prüfer verfügbar gemacht werden.

3.2. Prüfungsphase

Sobald der Datenraum mit den relevanten Unterlagen und Daten befüllt und die DD-Teams aufgestellt sind, beginnt die eigentliche Analyse. Die Experten auf Käuferseite prüfen die Dokumente, hinterfragen Unstimmigkeiten und stellen weitergehende Informationsanforderungen an den Verkäufer. Hierbei können zusätzliche Informationen angefragt oder Präzisierungen verlangt werden. Gefundene Risiken oder Unstimmigkeiten werden als sogenannte Findings erfasst.

Ein zentraler Teil ist die Finanz- und Rechtsprüfung. Hierbei werden etwa Bilanzen, Cashflows oder Verbindlichkeiten analysiert sowie Vertragswerke, laufende Prozesse oder regulatorische Risiken beleuchten. Im Rahmen der steuerlichen Prüfung werden mögliche steuerliche Verpflichtungen oder Vorteile analysiert. Operative und technische Experten bewerten Abläufe, IT-Systeme oder Produktionsprozesse auf Effizienz und Risiken.

Bei weniger komplexen Transaktionsstrukturen fokussiert sich die Prüfung auf die Steuer- und v.a. die Rechtsberater, wobei die einschlägigen Unterlagen und Dokumente im Datenraum von Rechtsexperten aus den unterschiedlichen Disziplinen – die je nach Fallkonstellation z.B. das Gesellschafts-, Arbeits-, Steuer-, IT-, IP- oder Bilanzrecht betreffen (können) – juristisch geprüft und entsprechend der Art der DD-Prüfung ausgewertet werden.

3.3. Finalphase

Die Finalphase eines Due-Diligence-Prozesses markiert den Übergang von der Analyse zur Entscheidungsfindung und besteht im Kern aus der Erstellung des DD-Reports, seiner Einordnung für die Transaktion sowie der Ableitung konkreter Konsequenzen. In dieser Phase werden die zuvor separat durchgeführten Prüfungen – etwa Financial, Legal, Tax, Commercial, Operational oder ESG Due Diligence – zusammengeführt, konsolidiert und bewertet.

3.3.1. Auswertung der Ergebnisse und Erstellung des DD-Reports

Die Erstellung des DD-Reports erfolgt auf Basis aller gesammelten Informationen, Interviews, Datenraumunterlagen und Analyseergebnisse. Ziel ist es nicht, sämtliche Detailfeststellungen ungefiltert wiederzugeben, sondern die Erkenntnisse zu verdichten, zu priorisieren und in einen transaktionsrelevanten Kontext zu setzen. Der Bericht wird dabei regelmäßig iterativ erstellt: Erste Entwürfe werden intern abgestimmt, kritische Sachverhalte mit der Verkäuferseite bzw. dessen Beratern geklärt und die Ergebnisse abschließend harmonisiert. Besonderes Augenmerk liegt auf der Konsistenz zwischen den einzelnen Teilbereichen sowie auf der klaren Abgrenzung von Fakten, Annahmen und Risiko-Bewertungen. Im Zentrum dieses Prozesses steht dabei die Mitglieder des/der Corporate/M&A-Teams, die die Zusammenführung der verschiedenen in den Prozess eingebundenen Disziplinen koordinieren und die jeweiligen Ergebnisse in dem DD-Report zusammenführen.

3.3.2. Bedeutung des DD-Reports für die Transaktion

Dem DD‑Report kommt für den gesamten Transaktionsprozess eine herausragende Bedeutung zu, da er der zentrale Referenzpunkt für die finale transaktionsbezogene Bewertung ist. Er dient dazu, Chancen und Risiken systematisch aufzuzeigen und damit die Grundlage für wertrelevante Entscheidungen zu schaffen. Der Report beeinflusst klassische Transaktionskomponenten wie Kaufpreisverhandlungen, Vertragsgestaltung (z. B. Garantien und Freistellungen) und Closing‑Bedingungen, da identifizierte Risiken direkt in diese Bereiche einfließen können. Darüber hinaus helfen die im DD-Report ausgewiesenen Risiken bei der Bewertung, ob Anpassungen etwa im Kaufpreis oder in Vertragsklauseln vorgenommen werden müssen oder ob von der Transaktion Abstand genommen werden sollte.

Weiterhin kann der Report auch für die Nachverhandlung von Vertragsbedingungen, die Integration nach Closing oder die Risikominderung durch Strukturmaßnahmen genutzt werden. Die strukturierte und verständliche Darstellung aller Befunde macht ihn damit zu einem zentralen Kommunikations‑ und Steuerungsinstrument im gesamten M&A‑Prozess.

3.3.3. Wesentliche Bestandteile eines DD-Reports

Ein DD‑Report besteht i.d.R. aus mehreren Bestandteilen, die aufeinander aufbauen: 

Zunächst steht häufig eine Executive Summary, die die wichtigsten Erkenntnisse, Risiken und eine Gesamtbewertung in komprimierter Form zusammenfasst und für das Management oder Entscheidungsgremien unmittelbar nutzbar macht. Diese Zusammenfassung ermöglicht es, auch ohne tiefes Detailwissen schnell einen Überblick über die Kernergebnisse zu gewinnen.

Dem folgt inhaltlich meist ein Einleitungs‑ bzw. Methodikteil, in dem Prüfungsumfang, Methodik, Datenbasis und etwaige Einschränkungen erläutert werden. Dieser Abschnitt ist wichtig, um die Aussagekraft der späteren Befunde einzuordnen. 

Der Hauptteil des DD-Reports ist typischerweise in thematische Abschnitte untergliedert, die die Ergebnisse der einzelnen Due‑Diligence‑Disziplinen darstellen, bewerten und hinsichtlich ihrer finanziellen, rechtlichen und strategischen Relevanz einordnen. Beispiele hierfür können Analysen zur finanziellen Lage, rechtlichen Risiken, operativen Leistungsfähigkeit oder Marktsituation sein.

Ein weiterer zentraler Bestandteil ist eine Risikobewertung oder Risikomatrix, in der einzelne Sachverhalte nach ihrer Dringlichkeit und potenziellen finanziellen oder strategischen Auswirkung priorisiert werden. Oft werden mögliche Strategien zur Risikominimierung oder Handlungsempfehlungen integriert, die es Entscheidungsträgern ermöglichen, Maßnahmen abzuleiten oder Verhandlungspunkte zu identifizieren.

Abschließend enthält der Report häufig Anhänge oder detaillierte Datenanalysen, die als Belegmaterial dienen, aber nicht zwingend für das Verständnis des Hauptberichts notwendig sind – sie stützen jedoch die Nachvollziehbarkeit und dokumentieren die fundierte Prüfung.

4. Fazit

Die Due Diligence ist der zentrale Prüfprozess, bei dem ein (potentielles) Target systematisch auf Chancen, Risiken und Werttreiber untersucht wird. Sie schafft Transparenz, reduziert Informationsasymmetrien und bildet die Grundlage für fundierte Entscheidungen über Kaufpreis, Vertragsgestaltung und Transaktionsstruktur. 

Durch die strukturierte Analyse und den konsolidierten Due-Diligence-Report werden Risiken bewertet, Handlungsfelder aufgezeigt und die Transaktion entscheidungs- und verhandlungsfähig gemacht. Insgesamt ist die Due Diligence damit unverzichtbar, um Sicherheit, Planungssicherheit und strategische Steuerung im M&A-Prozess zu gewährleisten.

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Autor dieses Beitrages:

Michael Heinze, LL.M. | michael.heinze@bridgehouselaw.de | +49 (0) 221 – 49 93 75 00

Rechtsanwalt | Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht | LL.M. (Real Estate Law / Immobilienrecht)